Trong môi trường công sở, không phải lúc nào người giỏi chuyên môn nhất cũng là người được sếp ưu ái. Rất nhiều khi, người biết nói cho đúng, báo cáo cho khéo, xử lý câu hỏi bất ngờ cho mềm mại mới là người được nhớ mặt, gọi tên, giao việc quan trọng. Nhiều năm đi làm, không ít người nhận ra một điều: Khoảnh khắc căng thẳng nhất đôi khi không phải lúc đánh giá cuối năm, mà là lúc sếp quay sang hỏi thẳng: "Cái này làm đến đâu rồi em?". Trả lời quá chung chung thì bị coi là không nắm việc, nói vòng vo lại dễ mất điểm.
Thực tế, cách nói chuyện với sếp hoàn toàn có thể "luyện" được. Đây là gợi ý một "công thức 3 câu" rất đơn giản nhưng hiệu quả: Đỡ bí khi bị hỏi đột ngột, giúp bạn thể hiện mình có trách nhiệm, biết suy nghĩ và tôn trọng ý kiến lãnh đạo. Không cần nói hay như diễn giả, chỉ cần nói thật, nói rõ, nói biết mình đang làm gì thế là đã khác hẳn số đông rồi.
1. Câu thứ nhất: "Đón bóng" - trả lời cụ thể, đừng để câu hỏi rơi xuống đất
Tình huống quen thuộc: sếp hỏi "Tuần trước cái dự án A đến đâu rồi em?". Rất nhiều người sẽ buột miệng: "Cũng được ạ", "Cũng gần xong rồi", "Dạ vẫn đang làm". Những câu này nghe thì vô hại, nhưng dễ khiến sếp nghĩ: "Có chắc là nó nắm việc không?".
Người biết nói sẽ "đón bóng" thật gọn: "Dạ em vừa tổng hợp xong rồi ạ. Hiện tại hoàn thành khoảng 80%, đang nhanh hơn kế hoạch ban đầu 2 ngày".
Chỉ một câu nhưng cho sếp thấy rất nhiều thứ: Bạn biết rõ tiến độ, có con số cụ thể, có so sánh với kế hoạch. Sếp nghe xong tự nhiên yên tâm, biết là bạn không để việc trôi.
Cũng là chuyện đó, nhưng cách nói khác kéo theo cảm giác khác. Giống như đánh bóng bàn, sếp đã "giao bóng" sang thì mình phải đỡ cho chắc, đừng để bóng rơi rồi bắt sếp… đi nhặt.
Nếu chưa làm kịp thì sao? Cũng đừng nói kiểu lí nhí "dạ em chưa làm xong". Có thể nói:
"Dạ em đang làm được khoảng 50%, nhưng gặp một số vướng mắc ở khâu X nên tiến độ chậm 1–2 ngày. Em đã liên hệ bộ phận Y để gỡ, dự kiến ngày… sẽ xong, em sẽ gửi anh/chị duyệt luôn".
Vẫn là chưa xong, nhưng cách trình bày có trách nhiệm và có hướng xử lý. Sếp nghe xong có thể góp ý thêm, nhưng ít khi nổi nóng, vì thấy bạn không trốn tránh.
2. Câu thứ hai: Nói "tiếng người", đừng cố tỏ ra nguy hiểm
Nhiều người khi báo cáo trước sếp rất hay mắc lỗi: Cố gắng dùng thật nhiều từ chuyên môn, càng "hầm hố" càng tốt, với tâm lý là "cho sếp thấy mình hiểu vấn đề". Nhưng phần lớn lãnh đạo đều rất bận, họ cần nghe nhanh, rõ, dễ hình dung, chứ không cần một bài thuyết trình như sách giáo khoa.
Ví dụ, nếu bạn nói: "Bọn em đang tối ưu quy trình để gia tăng sự cộng hưởng giữa các kênh, xây dựng hệ sinh thái khách hàng đa điểm chạm…". Rất có thể nửa câu sau sếp đã… mất tập trung. Cũng ý đó, hãy thử nói lại bằng ngôn ngữ đơn giản: "Bọn em đang làm theo hướng này ạ: Khách hàng có thể gặp mình ở cả offline và online. Kiểu như ngoài cửa hàng thì mình còn có thêm một 'cửa hàng trên mạng', hai bên kéo khách cho nhau, nên dễ bán hơn".
Chỉ cần một hình ảnh gần gũi – "cửa hàng ngoài đời" và "cửa hàng trên mạng" là ai cũng hiểu ngay. Đó chính là "nói tiếng người".
Một đồng nghiệp trẻ có thể gây ấn tượng rất nhanh nếu biết dùng ví dụ. Chẳng hạn khi giải thích quy trình phức tạp, bạn ví nó giống như nấu ăn: Chuẩn bị nguyên liệu, ướp, nấu đúng lửa, rồi bày ra đĩa. Sếp nghe xong cười, nhưng lại nhớ rất rõ những gì bạn nói.
Nói cho dễ hiểu không có nghĩa là bạn "kém chuyên nghiệp", mà ngược lại: Bạn hiểu đủ sâu để tách cái phức tạp thành cái đơn giản. Đó là kỹ năng vàng trong môi trường công sở.
3. Câu thứ ba: Để lại "móc câu" tạo cơ hội để sếp chỉ đạo
Nhiều người báo cáo xong là… im lặng, phòng họp rơi vào không khí ngượng ngùng. Sếp có muốn góp ý thêm cũng không biết bắt đầu từ đâu.
Người khôn khéo luôn để lại một "đầu dây" để sếp dễ nắm:
"Hiện giờ mọi thứ đang đi khá đúng hướng, chỉ có một chỗ em còn đang phân vân là… Anh/chị xem giúp em hướng nào ổn hơn ạ?" Hoặc: "Cơ bản là tụi em đã xử lý được các bước chính. Anh/chị cho em xin thêm ý kiến là giai đoạn tới nên ưu tiên A hay B để mình làm cho trúng?".
Những câu này vừa thể hiện bạn chủ động, vừa cho sếp cảm giác được tôn trọng. Người lãnh đạo nào cũng muốn biết ý kiến của mình có giá trị, có sức nặng. Bạn "mở cửa" cho sếp bước vào, cuộc trò chuyện sẽ tự nhiên trôi chảy hơn.
Nhiều cuộc họp tưởng chừng căng thẳng nhưng lại kết thúc rất êm, chỉ vì người báo cáo biết "mời" sếp góp ý theo cách nhẹ nhàng đó. Đôi khi, sếp sẽ chỉ ra những góc bạn chưa nghĩ tới, và chính bạn được học thêm rất nhiều từ vài câu trao đổi ngắn ngủi.
Ở cơ quan, làm việc chỉ chiếm một phần, còn lại là giao tiếp. Làm được nhưng nói không rõ cũng thiệt. Làm chưa hoàn hảo nhưng biết cách trình bày, biết nhận trách nhiệm, biết hỏi đúng chỗ, đôi khi lại được ghi nhận nhiều hơn.
Lần tới nếu sếp bất ngờ quay sang hỏi: "Cái này đến đâu rồi em?", thay vì hoảng hốt, hãy nhớ lại 3 bước nhỏ này. Từ từ nói cho rõ, bình tĩnh trình bày cho xong, bạn sẽ thấy mình bớt sợ sếp hơn, tự tin hơn trong các cuộc họp.
Bởi vì ở chốn công sở, người chỉ "biết làm" đã tốt, nhưng người vừa biết làm, vừa biết nói mới là người đi đường dài.