"Đi vào nhà vệ sinh cũng phải cầm điện thoại theo để họp"

Cứ vào thời điểm cuối năm, lịch làm việc của nhiều người đi làm, đặc biệt là những người giữ vai trò quản lý gần như kín đặc các cuộc họp. Từ họp tổng kết kết quả, họp rà soát tiến độ, đến họp chuẩn bị kế hoạch cho năm mới, dường như bất kỳ đầu việc nào cũng cần được đưa lên bàn họp để thống nhất.

Việc họp nhiều vào cuối năm không phải điều xa lạ. Trên thực tế, đây là giai đoạn buộc các phòng ban phải ngồi lại với nhau để nhìn toàn cảnh công việc, cập nhật thông tin, nắm rõ đầu việc của nhau và tránh bỏ sót những khâu quan trọng. Giao tiếp, trao đổi trực tiếp vẫn là yếu tố không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi các cuộc họp diễn ra liên tục, kéo dài và nối tiếp nhau trong nhiều ngày, áp lực bắt đầu xuất hiện. Cảm giác căng thẳng, quá tải vì những cuộc họp, vì quỹ thời gian cho công việc thực tế hàng ngày càng bị thu hẹp. Cuối năm, cảm giác “hết giờ nhưng chưa hết việc” trở thành trạng thái chung của không ít người đi làm.

Ngày họp 3 - 4 ca, vừa ăn vừa họp, thậm chí đi vào nhà vệ sinh cũng phải cầm điện thoại theo để họp

Cuối năm, báo cáo kết quả kinh doanh, tổng kết dự án: Họp.

Cận Tết, làm việc với đối tác, chuẩn bị kế hoạch truyền thông, bán hàng: Họp.

Ngay cả những đầu việc phát sinh, cần xử lý gấp trong ngày, cũng thường bắt đầu bằng một cuộc họp ngắn.

Đó là nhịp làm việc quen thuộc của nhiều công ty, doanh nghiệp từ cuối năm dương lịch đến sát Tết âm lịch. Với những người giữ vị trí từ trưởng nhóm, quản lý trở lên, lịch làm việc trong giai đoạn này gần như chỉ xoay quanh các cuộc họp.

Minh Ngân (31 tuổi, Hà Nội), trưởng nhóm dự án làm việc từ xa cho một công ty nước ngoài, chia sẻ: “Mọi thứ như quay cuồng vì lúc nào cũng phải họp”.

Theo Ngân, do làm việc online nên việc họp vốn đã là cách quan trọng để kết nối đội nhóm, cập nhật tiến độ và xử lý vấn đề. “Họp là cần thiết, nhất là với team làm việc từ xa. Nhưng đến cuối năm thì số lượng cuộc họp tăng lên rõ rệt”, Minh Ngân nói.

Trung bình mỗi ngày, Ngân tham gia từ 3 - 4 cuộc họp. Cuộc họp ngắn cũng kéo dài khoảng 30 phút, còn có những buổi trao đổi, tranh luận có thể lên đến hơn 2 tiếng đồng hồ: “Có ngày mình vừa họp vừa tranh thủ xử lý việc khác, vừa ăn trưa vừa họp, thậm chí đi vào nhà vệ sinh cũng phải cầm điện thoại theo để họp. Có những hôm họp quá giờ, mình bỏ luôn bữa”.

Cảm giác sau mỗi ngày làm việc, theo Ngân, không phải là hết việc, mà là kiệt sức. Bởi ngoài việc tiếp nhận nhiều thông tin trong cuộc họp mà vì các đầu việc khác cần tập trung xử lý sẽ bị dồn sang buổi tối do trong ngày không có đủ thời gian.

Ở một môi trường khác, Công Thành (34 tuổi), phó phòng kinh doanh tại một ngân hàng, cũng cho biết họp là phần không thể thiếu trong công việc quản lý.

“Họp để báo cáo, để nắm tình hình chung, để thống nhất cách làm là điều gần như bắt buộc. Tuy nhiên, vào cuối năm, lịch họp dày đặc hơn, thường chia nhỏ theo từng cấp như họp với khối, với ban, rồi lại về họp nội bộ để triển khai cho nhân viên. Có hôm họp cả buổi chiều. bước ra khỏi phòng họp trông ai cũng mệt nhưng công việc thì vẫn còn nguyên đó”, Công Thành nói.

Theo Công Thành, vấn đề không nằm ở việc họp có cần thiết hay không, mà là khi thời gian họp chiếm quá nhiều trong ngày, phần việc cần xử lý độc lập buộc phải dời sang ngoài giờ. Điều này phần nào khiến nhiều người cảm thấy quá tải, căng thẳng vì hơn.

Đêm về chạy deadline, lúc nào cũng sợ sót việc

Nhớ lại thời còn làm nhân viên trong lĩnh vực truyền thông - marketing, Thùy Linh (SN 1998) cho biết đó là giai đoạn cô cảm thấy nhịp làm việc rõ ràng nhất. “Mình nhận thông tin từ quản lý, tập trung làm phần việc của mình, chỉ thỉnh thoảng mới tham gia các cuộc họp trong team nên phần lớn thời gian đều làm việc chuyên môn”, Thuỳ Linh bày tỏ.

Hiện tại, ở vai trò trưởng ban, lịch làm việc của Thùy Linh gắn liền với các cuộc họp nội bộ và họp với đối tác, đặc biệt trong giai đoạn chạy chiến dịch cuối năm. “Hiện tại khi làm nhiều dự án chồng chéo thì mình cũng liên tục có mặt trong phòng họp. Có những job đôi phải phải trải qua 2 - 3 cuộc họp mới chốt được hướng đi, cách triển khai,...”, Linh chia sẻ.

Thùy Linh không cho rằng những cuộc họp là vô ích. Ngược lại, cô cho biết nhiều ý tưởng chỉ có thể hình thành khi các bên cùng ngồi lại, trao đổi trực tiếp với nhau. Nhưng khi lịch họp quá dày, cô nhận ra mình khó có những khoảng thời gian liền mạch để tập trung làm việc: “Cuối cùng, mọi thứ bị dồn lại, mình phải tăng ca để hoàn thiện nốt”.

Với Thanh Hiền (SN 1999), điều thay đổi rõ rệt nhất kể từ khi lên vị trí quản lý không hẳn là khối lượng công việc, mà là cảm giác lúc nào cũng đang làm việc. Ngày làm việc của cô không kết thúc khi rời văn phòng hay tắt máy tính. Ban ngày dành cho các cuộc họp liên tiếp để nắm tiến độ, trao đổi với các bộ phận liên quan, xử lý những vấn đề phát sinh. Đến tối, khi không còn lịch họp, Hiền mới có thời gian rà lại email, chỉnh sửa tài liệu, hoàn thiện những đầu việc còn dang dở.

“Có những hôm mình thấy cả ngày rất bận, nhưng đến tối mới thực sự bắt tay vào làm việc. Lúc đó thì cũng đã muộn nhưng nếu không làm thì hôm sau mọi thứ lại tiếp tục dồn lại. Cảm giác công việc kéo dài không có điểm dừng khiến mình có phần khó tách bạch rạch ròi giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi, nhất là trong giai đoạn cuối năm này”, Hiền chia sẻ.

Song, cô cũng nhận định việc tham gia các cuộc họp liên tục là điều khó tránh khỏi khi ở vị trí quản lý. Các cuộc họp giúp nắm được bức tranh chung, tránh lệch thông tin và đảm bảo công việc của cả nhóm đi đúng hướng. Do đó, Hiền cũng học cách tự điều chỉnh, cân bằng để bản thân không rơi vào cảm giác bị căng thẳng quá mức.

“Cuối năm, ai cũng hết giờ chứ không hết việc. Mọi thứ đều rất gấp rút và diễn ra liên tục, tốc độ nhanh. Vì vậy nếu mình không tự điều chỉnh nhịp làm việc, rất dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi kéo dài. Mình nghĩ, làm việc hiệu quả không chỉ là làm nhiều hơn, mà còn cần đủ năng lượng để làm tiếp. Nếu kiệt sức thì sang năm mới cũng khó mà bắt đầu lại một cách trọn vẹn”, Thanh Hiền bày tỏ.