Theo khảo sát cho thấy, nhiều hàng quán đang mất nhiều thời gian chỉ để…tính lương nhân viên. Đơn cử, quán cà phê của chị Hòa nằm trên đường Trần Thái Tông, Cầu Giấy có 8 nhân sự được phân chia đều cho ba ca sáng - chiều - tối. Tới mỗi kỳ tổng hợp công lương, chị thường mất cả ngày trời, thậm chí phát sinh sai sót phải điều chỉnh nhiều lần. Do nhân sự chủ yếu là sinh viên với lịch đăng ký linh hoạt, việc nhân sự tự ý thay đổi ca làm việc cho nhau khiến chị Hoà mất nhiều thời gian để tính lương. Tình trạng của chị Hòa cũng là tình trạng phổ biến trong khâu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, quán cà phê hiện nay.
Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp F&B thường chỉ tập trung vào vận hành bán hàng mà bỏ qua tầm quan trọng trong việc quản lý nhân sự thông minh. Điều này xuất phát từ tư duy nhân sự ngành F&B có phần làm việc ngắn hạn, dễ tìm kiếm người mới, cũng như thói quen quản lý còn cảm tính của nhiều chủ quán, cũng như quản lý.
Nhân sự là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là nhân tố cốt lõi ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ - yếu tố sống còn trong ngành F&B.
Nhân sự ngành F&B vốn đặc thù biến động nhanh, lịch làm việc linh hoạt theo ca, theo giờ, dẫn đến khối lượng dữ liệu công - lương rất lớn và phức tạp. Nếu không xử lý thông minh, chủ doanh nghiệp dễ gặp sai sót trong tính lương, gây mất lòng tin của nhân viên, đồng thời, khó kiểm soát chi phí nhân sự và tốn kém thời gian. Trong khi đó, đây là nhóm người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là nhân tố cốt lõi ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ - yếu tố sống còn trong ngành F&B. Một sai sót nhỏ trong khâu quản lý nhân viên có thể tạo ra hiệu ứng domino ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu.
Ứng dụng công nghệ
Những thay đổi về công nghệ đang ngày càng giúp việc quản lý các mô hình F&B hiệu quả. Khi hoạt động quản trị nhân sự truyền thống nói riêng tập trung nhiều nguồn lực nhất ở khâu sắp xếp ca kíp, tính lương,... hầu hết ở mức thủ công và đòi hỏi tính chính xác cao, việc áp dụng công nghệ giúp người quản lý giảm tải khối lượng công việc, từ đó tập trung vào các yếu tố quản lý khác liên quan tới dịch vụ, như: Quy trình tiếp đón, quy trình phục vụ, hay tính cảm xúc của nhân viên đối với khách hàng.
Một số phần mềm quản trị nhân sự hiện nay có thể đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quản trị nhân sự. Lấy đơn cử như phần mềm iPOS HRM - một công cụ quản lý được phát triển bởi iPOS.vn, thay vì tổng hợp số liệu từ máy chấm công rồi lọc excel thủ công, công cụ quản lý nhân sự chuyên biệt cho ngành F&B sẽ tự động tính toán dựa trên dữ liệu thời gian thực. Đồng thời, người quản lý có thể theo dõi nhân sự chấm công, tự động tính lương và quản lý lịch làm việc hiệu quả. Nhân viên quán cũng có thể chủ động theo dõi ca làm và thu nhập của mình ngay trên ứng dụng, hạn chế tối đa mâu thuẫn phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Giao diện thân thiện của phần mềm iPOS HRM trên điện thoại thông minh
Một vài doanh nghiệp F&B đã tiên phong áp dụng công nghệ mạnh mẽ. Chị Hoàng Minh - Chủ một cửa hàng cafe Hội An trên đường 3/2, Quận 10, TP.HCM bộc bạch: "Mặc dù áp dụng giải pháp quản lý nhân viên trong thời gian ngắn, nhưng tôi đã giải quyết triệt để về vấn đề ca kíp của nhân viên - một trong những vấn đề đau đầu nhất để đảm bảo đủ người trong một ca làm việc. Tôi cũng dễ dàng hơn khi tính lương, khi việc tráo đổi ca làm được ghi nhận trực tiếp trên phần mềm, giúp quán không sót bất kỳ một ngày công nào". Chị Minh cũng đồng thời chia sẻ, sự minh bạch về thu nhập giúp nhân viên gắn bó lâu dài hơn với quán.
Ông Trần Văn Nhật - Giám đốc công nghệ dự án iPOS HRM
Những doanh nghiệp phụ trợ về dịch vụ công nghệ cho ngành F&B đang ngày càng phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ. Chia sẻ với chúng tôi, ông Trần Văn Nhật - Giám đốc dự án iPOS HRM cho biết: "Chúng tôi nhận thấy việc quản trị nhân sự cũng quan trọng không kém gì các hoạt động vận hành khác khi kinh doanh ẩm thực. Thậm chí, nhân sự trong ngành này còn phức tạp và nhiều khó khăn hơn để quản trị hiệu quả. Bởi vậy, việc áp dụng giải pháp công nghệ được coi là làn gió mới, giúp các đơn vị kinh doanh F&B nâng cao hiệu suất, giảm thiểu cách làm việc thủ công, và có thêm nhiều nguồn lực khác để bố trí cho các hoạt động mang tính dịch vụ - Yếu tố cốt lõi khi kinh doanh ngành F&B".
Được biết ngày 19/4/2025 vừa qua, sản phẩm iPOS HRM đã được trao Giải thưởng Sao Khuê 2025 - Giải thưởng danh giá về khoa học và công nghệ tại Việt Nam.