Mùa lễ hội cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp tăng tốc cho những sự kiện quan trọng. Một chương trình thành công không chỉ là cú hích tinh thần cho nội bộ mà còn là dấu ấn mạnh mẽ trong mắt đối tác. Tuy nhiên, việc cân đối giữa một sự kiện hoành tráng và một ngân sách hợp lý luôn là thách thức lớn.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, từng thực thi hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ, ông Phạm Đức Minh - CEO của Tuấn Việt Media - đã có những chia sẻ thiết thực giúp các doanh nghiệp gỡ rối bài toán này.
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi "Làm gì?", hãy hỏi "Làm để làm gì?"
Sai lầm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là lao ngay vào việc tìm kiếm ý tưởng, ca sĩ, địa điểm mà bỏ qua bước nền tảng: xác định mục tiêu.
Chia sẻ về vấn đề này, anh Minh cho biết: "Trước khi bàn về kịch bản, tôi luôn hỏi khách hàng: 'Mục tiêu quan trọng nhất của anh/chị trong sự kiện lần này là gì?'. Câu trả lời sẽ quyết định tất cả. Nếu là tri ân nhân viên, sự ấm cúng và vinh danh phải được đặt lên hàng đầu. Nếu là gala tri ân khách hàng, sự sang trọng và chuyên nghiệp lại là ưu tiên. Mục tiêu rõ ràng chính là chiếc la bàn giúp doanh nghiệp không lãng phí bất kỳ chi phí nào."
Ngân sách thông minh: Tiền phải được chi vào trải nghiệm
Nhiều doanh nghiệp thường cố gắng cắt giảm chi phí bằng cách lựa chọn những hạng mục giá rẻ. Tuy nhiên, điều này đôi khi lại phản tác dụng, gây ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của người tham dự.
Theo CEO Tuấn Việt Media, bí quyết nằm ở việc phân bổ ngân sách thông minh. "Thay vì dàn trải ngân sách, hãy tập trung đầu tư vào những yếu tố cốt lõi tạo nên cảm xúc cho người tham dự," anh phân tích. "Bạn có thể chọn một địa điểm không quá xa hoa, nhưng hệ thống âm thanh, ánh sáng phải thật chuyên nghiệp. Tiết mục của 'cây nhà lá vườn' đôi khi ý nghĩa hơn thuê một ngôi sao đắt đỏ nhưng không phù hợp. Hãy chi tiền vào nơi khách mời có thể 'nghe', 'nhìn' và 'cảm nhận' rõ nhất."
Sáng tạo không giới hạn nhưng phải trong "khuôn khổ" thương hiệu
Một chủ đề (concept) độc đáo sẽ giúp sự kiện của bạn nổi bật giữa hàng trăm chương trình cuối năm. Tuy nhiên, sự sáng tạo cần phải đi đôi với bản sắc thương hiệu.
Một buổi tiệc cuối năm rực rỡ ánh đèn disco có thể rất hợp với công ty truyền thông trẻ trung, nhưng lại khó phù hợp với doanh nghiệp luật hoặc ngân hàng vốn đề cao sự chuẩn mực. Ngược lại, nếu một startup năng lượng tổ chức tiệc tổng kết theo phong cách quá nghi thức, khách tham dự sẽ cảm thấy gò bó và thiếu "chất riêng". Đội ngũ tổ chức cần phải nghiên cứu kỹ văn hóa doanh nghiệp để đưa ra một chủ đề vừa mới lạ, vừa thể hiện đúng "chất" riêng của công ty.
Chọn đối tác chuyên nghiệp là một khoản đầu tư, không phải chi phí
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn e ngại khi thuê một đơn vị tổ chức sự kiện vì cho rằng sẽ tốn kém hơn là tự thực hiện. Tuy nhiên, vị thuyền trưởng của Tuấn Việt Media lại có góc nhìn khác.
"Một agency chuyên nghiệp không chỉ bán dịch vụ, họ bán sự an tâm và sự tối ưu. Chúng tôi có mạng lưới đối tác lâu năm, giúp khách hàng có được mức giá tốt nhất cho địa điểm, thiết bị mà họ khó có thể tự đàm phán. Quan trọng hơn, chúng tôi có kinh nghiệm để lường trước và xử lý những rủi ro mà chỉ người trong ngành mới biết. Thời gian và công sức mà doanh nghiệp tiết kiệm được khi giao phó cho chúng tôi thực chất là một khoản đầu tư sinh lời," CEO Tuấn Việt Media khẳng định.
Một sự kiện cuối năm thành công là tổng hòa của việc hoạch định chiến lược, phân bổ ngân sách thông minh và thực thi chuyên nghiệp. Đó không chỉ là một bữa tiệc, mà là một tài sản truyền thông giá trị, giúp doanh nghiệp củng cố nội lực và lan tỏa thương hiệu một cách mạnh mẽ.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Tuấn Việt Media theo thông tin:
Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tuấn Việt
Hotline: 0985 444 859
Email: sukientuanviet@gmail.com
Website: sukientuanviet.vn