Tại kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa XV, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15) đã chính thức được thông qua và sẽ có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Một trong những điểm đáng chú ý trong luật là quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức trong việc xử lý dữ liệu cá nhân người lao động - bao gồm nghĩa vụ xóa, hủy dữ liệu khi chấm dứt quan hệ lao động.
Xóa dữ liệu cá nhân - yêu cầu bắt buộc với doanh nghiệp sau khi chấm dứt hợp đồng
Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 25 của luật, các đơn vị sử dụng lao động phải bảo đảm dữ liệu cá nhân của người lao động được xử lý đúng mục đích, trong phạm vi được đồng ý, và có trách nhiệm xóa hoặc hủy toàn bộ dữ liệu đó khi hợp đồng lao động chấm dứt - trừ trường hợp có thỏa thuận riêng hoặc pháp luật yêu cầu lưu trữ.
Đây là một thay đổi quan trọng, đặc biệt có ý nghĩa trong việc bảo vệ quyền riêng tư, danh tính và thông tin cá nhân - điều mà lao động nữ, nhân viên văn phòng hay công nhân tại các khu công nghiệp thường ít được quan tâm đúng mức.
Đáng chú ý, quy định này áp dụng cho toàn bộ dữ liệu cá nhân liên quan đến người lao động, kể cả dữ liệu được thu thập bằng công nghệ (phần mềm chấm công, camera giám sát, định vị,...).
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng nghiêm cấm việc mua bán dữ liệu cá nhân dưới bất kỳ hình thức nào và yêu cầu việc xử lý thông tin cá nhân trong tuyển dụng, quản lý lao động phải có sự đồng ý của người lao động và phục vụ đúng mục đích, đúng thời hạn.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân sẽ có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 - Ảnh minh họa
Lợi ích thiết thực với người lao động, đặc biệt là lao động nữ
Đối với người lao động, đặc biệt là phụ nữ làm việc tại các doanh nghiệp (sản xuất, bán lẻ, dịch vụ), dữ liệu cá nhân như hình ảnh, địa chỉ nhà, số điện thoại, tài khoản cá nhân, tình trạng hôn nhân, con cái... rất dễ bị lộ hoặc sử dụng sai mục đích nếu không được xóa sau khi nghỉ việc.
Chị Nguyễn Thị Thu Trang (31 tuổi), từng làm kế toán cho một công ty xuất nhập khẩu tại Long Biên (Hà Nội), chia sẻ: 'Tôi luôn nghĩ rằng thông tin cá nhân của mình - như căn cước công dân, địa chỉ tạm trú, số tài khoản - sẽ được công ty bảo mật nghiêm túc sau khi nghỉ việc. Nhưng sau này mới biết không có quy định cụ thể nào bắt buộc doanh nghiệp phải xóa dữ liệu đó. Thậm chí, tôi từng nhận được email nhầm từ công ty cũ, trong đó vẫn có tên và chức danh cũ của mình. Với việc sắp có Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân từ năm 2026, tôi cảm thấy yên tâm hơn, vì ít nhất mình cũng có cơ sở để yêu cầu doanh nghiệp xử lý đúng cách những thông tin riêng tư của mình'.
Tương tự, nhiều lao động nữ làm việc trong các khu công nghiệp chia sẻ mối lo ngại về việc dữ liệu cá nhân bị sử dụng để chào mời vay tín dụng, bán hàng, hay bị đưa vào các nhóm chat nội bộ mà họ không còn liên quan sau khi đã nghỉ việc.
Với Luật mới, những tình huống như trên sẽ giảm đáng kể. Việc quy định rõ ràng về nghĩa vụ xóa/hủy dữ liệu sẽ giúp bảo vệ quyền riêng tư chính đáng của người lao động, tránh bị làm phiền, bị theo dõi hay tiếp thị không mong muốn sau khi đã rời công ty.
Luật mới cũng đưa ra nguyên tắc rõ ràng: Việc xử lý dữ liệu cá nhân phải được thông báo minh bạch, có sự đồng ý của người lao động, và không được sử dụng công nghệ giám sát một cách tùy tiện.
Doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận dữ liệu nhân sự
Với các doanh nghiệp, quy định mới không chỉ là ràng buộc pháp lý mà còn là động lực để nâng cao năng lực quản trị dữ liệu nội bộ. Việc lưu trữ thông tin người lao động cần có thời hạn, quy trình xử lý và xóa bỏ minh bạch, an toàn.
Ông Nguyễn Văn Lực, chuyên gia nhân sự tại TP.HCM nhận định: 'Việc áp dụng công nghệ để quản lý dữ liệu nhân sự là cần thiết, nhưng cũng cần kèm theo cơ chế kiểm soát quyền truy cập, thời hạn lưu trữ và quy trình xóa bỏ. Các doanh nghiệp nên chủ động rà soát hệ thống, cập nhật quy trình để tránh vi phạm khi luật có hiệu lực'.
Những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Rà soát dữ liệu hiện có, phân loại dữ liệu cá nhân và đánh giá thời hạn lưu trữ hợp pháp.
- Thiết lập quy trình xóa/hủy dữ liệu khi người lao động nghỉ việc (hồ sơ cứng, dữ liệu số...).
- Bổ sung điều khoản thỏa thuận về lưu trữ dữ liệu trong hợp đồng lao động nếu cần giữ lại thông tin vì lý do pháp lý.
- Đào tạo bộ phận nhân sự về quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt là quy định xử lý, bảo vệ thông tin.
- Cập nhật các mẫu hợp đồng lao động để bổ sung nội dung liên quan đến xử lý và xóa dữ liệu cá nhân.
Sự ra đời của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân là bước đi tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số và xu thế toàn cầu hóa. Với người lao động, đặc biệt là lao động nữ hoặc những người từng chịu thiệt thòi trong việc bị lạm dụng thông tin, đây là tấm 'lá chắn' quan trọng để bảo vệ danh tính và quyền riêng tư. Với doanh nghiệp, đây cũng là cơ hội để chuẩn hóa quy trình, nâng cao uy tín và tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
(Tổng hợp)