“Bẫy” tự động hóa và điểm gãy vận hành khi doanh nghiệp mở rộng

Nghịch lý "ốc đảo dữ liệu" và cái bẫy tự động hóa phân mảnh

Thực trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay là việc sử dụng đồng thời nhiều phần mềm chuyên biệt nhưng thiếu khả năng kết nối. Phòng kinh doanh có CRM, kế toán vận hành ERP, trong khi HR hay Marketing lại sử dụng các công cụ quản lý riêng. Mỗi hệ thống hoạt động trong phạm vi bộ phận của mình, nhưng không tạo thành một dòng chảy thông suốt ở cấp độ toàn doanh nghiệp.

Hệ quả là sự hình thành các "ốc đảo dữ liệu". Khi cần phối hợp liên phòng ban, công việc thường quay về Excel thủ công, email hoặc các nhóm chat. Chính tại những điểm giao cắt này, thông tin bị phân mảnh, thiếu đồng bộ và khó kiểm soát.

Theo nghiên cứu, các nhà quản lý có thể tiêu tốn tới 40% thời gian làm việc hàng tuần chỉ để xử lý các vấn đề phát sinh từ sự thiếu chuẩn hóa quy trình. McKinsey ước tính, những lãng phí vận hành này đang tiêu tốn tới 30% chi phí hoạt động (OpEx) của doanh nghiệp mỗi năm.

Đây chính là "bẫy" tự động hóa phân mảnh: doanh nghiệp đã số hóa rất nhiều tác vụ đơn lẻ, nhưng lại chưa tối ưu được toàn bộ chuỗi giá trị vận hành từ đầu đến cuối.

BPM – từ công cụ hỗ trợ thành "hệ điều hành" vận hành

Để tháo gỡ nút thắt này, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại vai trò của Quản trị quy trình nghiệp vụ (Business Process Management – BPM) như một kỷ luật quản trị chiến lược, thay vì chỉ là một phần mềm hỗ trợ giao việc.

Nếu CRM hay ERP là những "bánh răng" chuyên biệt cho từng mảng nghiệp vụ, thì BPM đóng vai trò như "bộ truyền động", kết nối các bánh răng đó thành một hệ thống vận hành thống nhất. BPM giúp chuẩn hóa các quy trình vốn nằm rải rác trong từng bộ phận thành một dòng chảy minh bạch, có logic, có dữ liệu kế thừa và có khả năng theo dõi theo thời gian thực.

Quan trọng hơn, BPM giúp giảm sự lệ thuộc vào trí nhớ, kinh nghiệm cá nhân hay sự hiện diện của một vài nhân sự chủ chốt, rủi ro lớn nhưng thường bị xem nhẹ khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Ông Trần Tiến, CTO Cogover , nhận định: "Vấn đề của doanh nghiệp Việt không nằm ở việc thiếu công nghệ, mà là chưa có một hệ thống quy trình đủ mạnh để dẫn dòng vận hành. BPM chính là ‘trái tim’ của chuyển đổi số – nơi chiến lược được chuyển hóa thành hành động và dữ liệu được kết nối liền mạch để lãnh đạo điều hành dựa trên sự minh bạch, thay vì cảm tính."

Bước ngoặt từ BPM No-code, AI và ký số tích hợp

Một trong những rào cản lớn khiến BPM trước đây khó được triển khai rộng rãi là sự phụ thuộc vào đội ngũ IT và mã nguồn phức tạp. Tuy nhiên, làn sóng dịch chuyển sang kiến trúc No-code kết hợp AI-native đang tạo ra một bước ngoặt quan trọng.

No-code cho phép các nhà quản lý nghiệp vụ trực tiếp tham gia thiết kế và tùy chỉnh quy trình chỉ bằng thao tác kéo – thả, thay vì chờ đợi nhiều tháng. Trong bối cảnh chiến lược kinh doanh thay đổi nhanh hơn chu kỳ phát triển phần mềm, khả năng này trở thành lợi thế mang tính quyết định.

Song song đó, AI đưa BPM vượt xa khỏi vai trò tự động hóa thông thường. AI có thể tự động trích xuất dữ liệu, phát hiện sớm các điểm nghẽn trong quy trình, dự báo rủi ro và đề xuất phương án tối ưu hóa nguồn lực dựa trên dữ liệu hiệu suất thực tế.

Quy trình mua sắm liên phòng ban tích hợp ký số trên BPM No-code & AI

Một quy trình dù được số hoá tốt đến đâu vẫn có thể bị đình trệ ở khâu phê duyệt. Trong nhiều doanh nghiệp, chữ ký tay và hồ sơ giấy vẫn là "điểm gãy" cuối cùng.

Việc tích hợp ký số trực tiếp vào luồng BPM – trong bối cảnh hành lang pháp lý ngày càng rõ ràng với Nghị định 23/2025/NĐ-CP – giúp quy trình được khép kín hoàn toàn trên môi trường số. Theo số liệu từ Viettel MySign, hệ thống có thể xử lý tới 2.100 chứng từ mỗi giây, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài giây, đồng thời tiết kiệm tới 92% chi phí hành chính.

Đây không chỉ là cải tiến về tốc độ, mà là sự thay đổi cách doanh nghiệp vận hành trong kỷ nguyên số.

Tầm nhìn vận hành bền vững cho năm 2026

Số hóa thành công không nằm ở việc sở hữu bao nhiêu phần mềm, mà ở hiệu suất của dòng chảy công việc xuyên suốt tổ chức. Các doanh nghiệp ứng dụng BPM bài bản có thể cải thiện tỷ suất hoàn vốn (ROI) tới 41% ngay trong năm đầu tiên triển khai, nhờ giảm lãng phí, tăng tính minh bạch và nâng cao khả năng ra quyết định.